AVG staat voor de nieuwe Europese privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze wet treedt op 25 mei 2018 in werking. Bedrijven, stichtingen en ook verenigingen moeten hieraan voldoen.

Op de ledenvergadering van 24 mei 2018 is gesproken en besloten over het Privacyreglement.

Het gaat er om dat Muziekvereniging Het Gooi zorgvuldig om gaat met de persoonsgegevens van alle betrokkenen en dat leden, donateurs, dirigent en overige personen geïnformeerd worden wat er met die gegevens gedaan wordt. 

Welke gegevens worden op dit moment door de vereniging gebruikt en opgeslagen. Voor leden en dirigent gaat het om naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres en aanvang en einde lidmaatschap. Voor jeugdleden worden ook gegevens van de ouders geregistreerd. Daarnaast registreren we of het instrument waar je op speelt je eigendom is of dat van de vereniging. Door het betalen van de contributie weten we ook je betreffende bankrekeningnummer. Dat wordt niet opgeslagen in de ledenadministratie.

De vereniging verstrekt geen gegevens aan derden en gebruikt de gegevens uitsluitend om met de leden te communiceren. Daar is echter één uitzondering op. De vereniging is lid van de Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie. (KNMO). Voor het bepalen van de contributie aan de KNMO en o.a. deelname aan concoursen verstrekken we naam en geboortedatum. De KNMO is ook gehouden aan de AVG.

In nieuwsbrieven worden wel namen van individuele leden genoemd en de gegevens van het secretariaat. Dat gebeurt ook op de website en andere uitingen van sociale media.

In de jaarverslagen worden individuele namen genoemd.

Overige correspondentie met leden beperkt zich tot berichten over activiteiten.

Er worden geen ledenlijsten gepubliceerd of verspreid. Wel wordt regelmatig een lijst ter inzage gelegd om de gegevens te actualiseren. Leden kunnen altijd bij de ledenadministratie inzage vragen.

De ledenadministratie en de financiële worden uitsluitend door het bestuur aangewezen personen gevoerd. De computers waarop deze gegevens worden verwerkt en opgeslagen zijn voorzien van antivirus software.

Op de website en mogelijke andere sociale media uitingen zullen geen persoonsgegevens verspreid worden behalve naam of voornaam. Wel zullen foto’s van optredens of andere activiteiten gebruikt worden. Daarop staan dan wel deelnemende leden. De website kent een adequate toegangsbeveiliging. 

Als een lid zijn/haar lidmaatschap opzegt zullen de persoonsgegevens bewaard worden. Dat kan zijn om contact te onderhouden, als daar prijs opgesteld wordt. Tevens kunnen die gegevens bewaard worden om bij een mogelijke reünie het voormalig lid uit te nodigen. Op schriftelijk verzoek van oud-leden worden hun gegevens uit de administratie verwijderd. Ook financiële gegevens zullen bewaard worden om te kunnen voldoen aan de belastingwetgeving.

Van donateurs hebben we in onze administratie, naam, adres en het donatiebedrag opgenomen. Van sommige donateurs ook het e-mail adres om de nieuwsbrief te kunnen toezenden. Deze gegevens worden hetzelfde behandeld als die van leden.

Naast leden en donateurs ontvangen ook belangstellenden, die zich daar ooit voor opgegeven hebben, een nieuwsbrief. Aan hen zal bij het verspreiden van de nieuwsbrief van juni 2018 gevraagd worden of we de gegevens (postadres en/of e-mail ) nog mogen gebruiken en of ze de nieuwsbrief willen blijven ontvangen.

Nieuwe leden zullen op de hoogte gebracht worden van dit beleid.

Mocht een betrokkene op onderdelen van dit beleid geen instemming geven, dan kan hij/zij dit kenbaar maken aan het bestuur. Het bestuur zal dan binnen het kader van de AVG passende maatregelen nemen.

Aan de leden, ouders van jeugdleden en donateurs zal gevraagd worden om dit beleid te onderschrijven en akkoord te gaan met de wijze waarop Muziekvereniging Het Gooi met de persoonsgegevens omgaat.

Bussum, 25 mei 2018